Afgesproken!
Dat we in Nederland van afspraken houden is duidelijk. Elke aangeharkte centimeter van dit land is vastgelegd, overgereguleerd en het leven is hier over het algemeen daardoor aangenaam voorspelbaar. Met afspraken weten we een hoop narigheid te voorkomen. Komen we de afspraken niet goed na, dan zijn er nog mensen zoals Marjan Minnesma (Urgenda) en Johan Vollenbroek (stikstofdossier) om ons via een onafhankelijke rechter duidelijk te maken dat we onze afspraken alsnog moeten nakomen. Met elkaar houden we het systeem van afspraken min of meer in balans. Tussen afspraak en weerbarstige uitvoering zit echter een wereld van verschil. We blijken soms effectiever te zijn wanneer we onze afspraak niet vanaf papier en volgens onze harde tijdsplanning uitvoeren, maar met een beroep op persoonlijke inbreng en betrokkenheid. Een pleidooi voor een beetje minder hard en een beetje meer hart.
Illustratie Bruno Visser
Hart vs. hard
Natuurlijk moeten we weleens streng zijn, maar spreken met ons hart, i.p.v. via procedures, kan soms een noodzakelijke zet zijn om uit een vervelende impasse te komen. En soms kan een verkeerde inschatting een noodzakelijke stap naar verbetering blijken, een toenadering zijn of het verloren vertrouwen herwinnen. Een flexibele instelling om met een klein beetje schuring om te gaan, kan grotere treurnis of weerstand (en daarmee gepaarde hogere kosten) voorkomen waardoor het eindresultaat een gedragen afspraak is, geladen met enthousiasme en doe-energie, binnen een gedeelde bandbreedte.
Een mooie ontwikkeling in onze westerse democratie is dat beleidsmakers en aanverwante partijen zien dat je beter beleid kunt maken mét mensen, dan over de hoofden van mensen. Dat is vastgelegd in de omgevingswet. Het is een roep om op creatieve wijzen mensen te betrekken. Met gebiedstafels, klimaattafels, buurttafels, meedenktafels, omgevingsdesign workshops, toegankelijk taalgebruik en sterke visualisaties om afspraken tot stand te brengen. Niet door vooraf bedachte scenario’s voor te leggen waaruit men kan kiezen, maar een setting te creëren waarin de creatieve denkkracht van mensen zélf wordt wakker gemaakt. Ondanks dat zijn er natuurlijk altijd mensen die je hier niet mee bereikt en zich buitengesloten of gedupeerd voelen door de gemaakte afspraken. Willen we kunnen rekenen op betrokkenheid en intrinsieke motivatie bij mensen om afspraken na te komen, dan zullen we daar alert op moeten blijven.
Als voorbeeld, het afgelopen jaar was ik betrokken bij projecten die te maken hebben met het inrichten van natuur. Opmerkelijk is dat we niet het einderesultaat als succes zien (meer vogels en insecten, gezonde natuur) maar dat we de mijlpalen conform de tijdsplanning hebben bereikt. Een heel lineaire, sequentiële benadering eigenlijk, van ‘successen’ die op papier zijn bedacht. Terwijl de natuur zelf niet geheel de wetten van een exacte wetenschap volgt. Er zijn knoppen waaraan we kunnen draaien, maar de natuur doet, wat de natuur doet. De weidevogel of de posthoornslak bepaalt zelf of en wanneer hij een nieuw aangelegde habitat gaat bewonen. Met een door ons gecreëerd tijdspad vergroten we die kans. Maar in dat tijdspad zijn er altijd een paar mensen die diep moeten slikken, bijvoorbeeld omdat ze hun hobbyvee binnen een jaar moeten halveren. Zou je oogluikend ruimte geven voor natuurlijk verloop van diezelfde veestapel, dan haal je over vijf jaar je mijlpaal ook wel. In de praktijk zie ik gelukkig enige flexibiliteit om met dergelijke situaties om te gaan. Maar ook de angst voor precedentwerking. Als we nou van tevoren afspreken dat 30% maatwerk hoort bij het behalen van de doelstellingen, dan is de acceptatie voor de uitzonderingsgevallen misschien wat groter.
Inspiratie uit het bedrijfsleven
Overheden die te maken hebben met dergelijke participatietrajecten kunnen in mijn ogen de nodige inspiratie putten uit de commerciële wereld. Zoals hoe het bedrijfsleven succesvol iets nieuws van de grond krijgt (innovatie). Niet door iets te bouwen vanuit een bestaand systeem, maar juist door iets buiten de gevestigde orde te laten ontstaan. Dat bewijzen bijvoorbeeld verschillende start-up hubs, die extern gefinancierd worden (meestal met behulp van het bedrijfsleven, private investeerders en de overheid), maar wel bewust wegblijven van de gebruiken van de gevestigde orde. Veel start-ups werken volgens de principes van ‘agile’, waardoor een nieuw idee meer kans krijgt om een succes te worden: een idee wordt al testend beter gemaakt door het voortdurend te toetsen aan de omgeving. De engelse term ‘agile’ betekent letterlijk: ‘behendig’ ofwel met aanpassingsvermogen.
Een leuke manier om de methode van Agile te illustreren (en ervaren) is het spelletje ‘The Marshmallow challenge’. In dit spelletje ontdek je wat er fout gaat in menselijke interactie en samenwerking, terwijl groepjes met twintig spaghetti stokjes, een schaar, een meter touw en een meter plakband één marshmallow zo hoog mogelijk in de lucht moeten bouwen. Ik heb het spel nu een aantal keer ingezet bij klanten, en het is gaaf om te zien welke patronen er elke keer terugkomen. De verliezers zijn meestal de mensen die cognitief proberen te bedenken hoe de challenge moet worden uitgevoerd. De mensen die gewoon ‘doen’ en ter plekke leren van hun pogingen, zijn meestal het meest succesvol. Een spelletje als dit kan partijen bewust maken dat voorbereidingstijd voor het maken van afspraken over de uitvoering vaak verloren energie is. Soms moet je gewoon maar met elkaar aan iets beginnen, en ontdek je hoe je de samenwerking of het bereiken van het doel beter maakt in het proces.
Ik zou iedereen die tot nu toe groot fan was van het sluiten van afspraken en ‘deals’ willen vragen een momentje stil te staan bij mijn pleidooi om het maken van afspraken wat minder rigide en creatiever aan te pakken. Ik nodig deal-sluiters uit om vooral bewust met de omgeving te blijven praten over een gezamenlijke ‘vlek op de horizon’. Dat wil zeggen: we hebben een idee over waar we naar toe willen gaan, de bandbreedte waarbinnen we willen opereren, hoe we besluiten maken, maar we houden rekening met veranderingen die we onderweg tegenkomen. Vanuit de ‘Agile-leer’, leer je adaptief omgaan met verandering, er rekening mee te houden, toetsing met de werkelijkheid te gebruiken als stuurmechanisme. Niet de blauwdruk die eerder is bedacht geldt, nee: je probeert iets uit, je kijkt hoe dat uitpakt, en dan verbeter je het.
Tot slot: Besteed meer aandacht en tijd aan de relatie binnen een samenwerking (vanuit het hart en niet de planning), en dat falen of afwijken van de oorspronkelijke afspraak een wezenlijk onderdeel is van succes. Dus de volgende keer dat een afspraak net wat anders loopt? Relax, geef elkaar wat ruimte. Via een andere weg komen we er ook.
